Como ter uma reunião produtiva e que traga resultados

Quando se fala sobre reuniões, muito se sabe sobre os mesmos pilares já conhecidos, mas você precisa de informações funcionais que tornem suas reuniões produtivas e objetivas.

Hoje, quero compartilhar com você uma prática para a realização de reuniões que eu pré-estabeleci observando as dificuldades dos clientes e tenho aplicado dentro dos treinamentos.

-Pauta:

O primeiro ponto importante ao idealizarmos uma reunião, é definir pauta.

Esta pode ser definida em tópicos onde se estabeleça também o tempo que será usado para a abordagem de cada assunto de acordo com a necessidade de cada tema.

-Tempo:

Outro assunto que é muito questionado a mim é sobre o tempo gasto nas reuniões, como quanto tempo cada um deve ter para apresentar suas ideias.

Por esse motivo, as pessoas responsáveis pela reunião devem estabelecer – até mesmo na pauta – quanto tempo será necessário para a discussão de cada tema que será abordado.

O importante é estabelecer com o máximo de exatidão possível o horário de início e finalização da reunião, para que não se torne uma atividade desagradável para os participantes.

Quando o horário é pré-estabelecido, todos têm a oportunidade de organizar suas tarefas de forma com que a reunião não seja um incômodo e, por isso, o tempo deve ser respeitado.

-Foco:

Além do respeito ao tempo determinado para a reunião, também é importante que os temas abordados sejam os já descritos na pauta.

Para isso, deve haver uma organização a respeito dos assuntos discutidos, onde, caso surja alguma dúvida em meio às discussões que não diz respeito ao tema pré-estabelecido, um novo encontro seja organizado para que todas as dúvidas possam ser sanadas.

Visto que, caso comecem a ser abordados novos temas em meio à reunião, o limite de tempo não poderá ser seguido, acarretando em uma reunião menos produtiva pela perda do foco dos participantes.

Se você está gostando dessas dicas e pretende conseguir fazer uma reunião mais produtiva com sua equipe, acompanhe esse vídeo no canal da Evarejo onde te explico melhor como alcançar uma reunião que te traga muitos resultados!

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