Guia para o balanço de estoque de sua loja

Algumas pessoas entendem balanço como mais um trabalho desnecessário. Mas, ao contrário do que parece, é uma rotina que importante para gerenciamento dos resultados do setor e da empresa.

Por isso se faz necessário apurar os resultados de sua loja realizando o balanço de sua loja, assim você terá as tomadas de decisões com mais eficácia, pois esta sabendo realmente onde dói na sua loja.

Para ajudá-lo, preparamos este guia que lhe apresentará as práticas de contagem de estoque para a sua empresa!

Controle de estoque

O controle de estoque é tudo aquilo que entra e sai de uma empresa em termos de mercadoria que deve ser mensurado. Afinal, essa é uma ação essencial para que ela não sofra com a falta de produtos, como o caso da ruptura de loja, e consequentemente a perda de vendas. Assim, o controle de estoque é o procedimento adotado quando a empresa faz o registro, a fiscalização e o gerenciamento da entrada e saída de produtos de uma loja.

Por onde começar?

Primeiro ponto é determinar o dia que vamos realizar o balanço da loja e/ou inventario da loja. Este passo é importante para definirmos a sequencia de trabalhos da equipe que deve anteceder próximo de 7 dias.
É importante entendermos que fazer o inventário de estoque durante um período, com entrada ou saída de produtos, é contraprodutivo. Afinal, são grandes as chances de que, após finalizada a contagem, o valor já esteja totalmente defasado.

Se apegando ao que vejo muitos varejistas atuando, vou definir aqui o nosso modelo pelo inventario que vai acontecer no domingo onde a loja permanecerá fechada.

 

 

Identifique e loteie a loja e setores

Os itens devem estar devidamente identificados para que a contagem seja eficiente. Portanto, dividir os produtos em lotes também é altamente recomendado. Normalmente, o estoque é dividido em tipos pelo layout do estoque ou da loja e, dentro dessa loja, temos profissionais que já defendem este setor.

Vamos ao passo a passo da execução

Segunda feira ( antecede ao balanço )

  1. Iniciar a separação dos produtos na área de venda de acordo código de barras, separando-os cerca de 1 a 2 cm distancia e ao fundo da gondola.
  2. Providenciar os coletores para registro do inventário
  3. Levantar folha de rascunho ao máximo e recortando em quadrados pequenos de 5 cm x 5 cm aproximadamente ( serão folhas para anotar as quantidades do produto )
  4. Providenciar caneta esferográfica para todos participantes do balanço
  5. Estar certo das balanças estão funcionando e com medições precisas
  6. Providenciar desde já a solução das trocas de produtos com emissão de nota fiscal e eliminação do produto ou troca produto por produto.
  7. Informar a contabilidade sobre a realização do balanço
  8. Criar três situações de produtos que possivelmente podem aparecer durante a contagem. São eles: “sem cadastro, sem etiqueta de contagem, vencidos ou danificados”. O que vamos fazer?

Quinta feira ( antecede ao balanço)

  1. Ultimo dia para recebimento de mercadoria
  2. Emitir uma planilha com código de todos produtos de hortifrutgranjeiro para anotar na hora da pesagem. O mesmo vale para os setores de padaria e açougue

Sexta feira ( antecede ao balanço )

  1. Já cedo levar todos repositores para o deposito para organização e separação de produtos que devem ser encaminhado ao piso da loja
  2. Ainda no piso de loja arrumar todos os produtos e virar o primeiro da fila com o código de barra para a parte externa da gondola
  3. Evitar que no deposito fique produtos abertos. Leve em consideração também que separe os produtos por fragrância e/ou código de barra e deixe apenas um produto fora da caixa com o papel sinalizando a quantidade para ser registrado pelo coletor.
  4. NÃO RECEBER nenhum produto pela recepção de mercadoria. Exceto produtos perecíveis de extrema necessidade e rotatividade.
  5. Todas notas fiscais devem estar lançadas no sistema até o fechamento da loja, não poderá haver produtos que sejam inventariados sem que as notas fiscais sejam lançadas.
  6. Emitir todas notas fiscais de perdas das trocas que não foram solucionadas, para baixa no sistema e eliminação de resultado
  7. Emitir todas as notas fiscais de perdas de FLV, padaria e açougue.
  8. Emitir relatório dos estoques de produtos do setor na data antes de zerar os estoques do sistema. Este relatório tem o objetivo de comparar os estoques existentes e com os estoques reais após a contagem.

Sábado (dia do balanço estoque)

  1. Pela manhã a equipe de reposição deverá corrigir o deposito para inicio da contagem ( separação por código ean e uma unidade sobre a caixa para coletagem da quantidade ) 
  2. A partir das 13hs dá inicio do balanço/inventário do deposito com contagem dos produtos.
  3. O balanço organizado transmite confiança de seus números.
  4. A partir das 18hs dá inicio da contagem do estoque do açougue (produtos armazenados)
  5. As 18hs todos produtos do hortifrutgranjeiro que não servem devem ser anotados e eliminados com nota fiscal de perda
  6. Ao fechar a loja dá inicio ao balanço do hortifrutgranjeiro para anotação das quantidades

Domingo (dia do balanço área de venda)

  1. O inicio do balanço será as 07:00h onde será servido um café até as 07:30h
  2. As 07:30 todos profissionais obedecem sua escala de setor e dão inicio ao inventário, respeitando as quantidades de cada produto
  3. Intervalo para o almoço as 12:00h as 13:00h
  4. Depois de encerrar coletagem o setor liberando a coletagem junto a “mesa do coletor” todos poderão ajudar a repor o setor e arrumar com preços e organização, coordenação feita pelo gestor do piso de loja
  5. Lavar todas as bancas de hortifrutgranjeiro e setor de açougue
  6. Depois de todo balanço realizado emitir relatório de estoque de toda loja a preço de custo para arquivo e envio a contabilidade
  7. Não deixe o encerramento do inventário para segunda feira, pois depois que a loja entrar em funcionamento não poderá haver mais acerto de estoque

Segunda feira ( pós balanço)

  1. Após o balanço. Tirar relatórios de produtos a 10 dias sem vendas/giro. Há uma grande possibilidade de produtos estarem no depósito e não estarem na área de vendas;

 

Outras informações importantes para o seu balanço:

  • Toda a loja e o deposito será divididos em lotes com nomes dos profissionais responsáveis
  • Cada gondola responsáveis pela contagem dos produtos e deverão responder por este espaço (organização e contagem correta)
  • Ao encerrar o balanço do FLV , do Açougue e da padaria os profissionais deste setores devem encaminhar a loja e ajudar no fechamento do estoque e arrumação da gondola
  • O balanço/inventário deverá ser realizado bimestral para adaptação e depois aproximadamente 6 inventários poderá ser trimestralmente

Aproveite as dicas e comente aqui como este guia pode ajudar o seu inventário de loja .

 

Ederson Varejo

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